Você sabia que o contrato possui um ciclo de vida?

É isso mesmo.

O ciclo de vida dos contratos são as fases contratuais que são seguidas pelas partes, desde o momento em que vislumbram a necessidade de realização de um contrato até o encerramento do mesmo.

Esse ciclo deve ser atentamente acompanhado por um especialista, o que chamamos de gestão do ciclo de vida dos contratos ou CLM (Contract Lifecycle Management).

Podemos resumir as fases contratuais do seguinte modo:

1 – Pré-contratação: é a fase em que as partes verificam que precisam de um contrato, seja para comprar coisas, contratar pessoas, firmar parcerias, investimentos, etc. Desse modo, elas definem os pontos principais do contrato, como o objeto, valor, prazo, condições e assim por diante;

2 – Contratação: é a materialização do contrato em um documento, onde as partes negociam, discutem as cláusulas e modificam a minuta até chegarem no contrato definitivo;

3 – Pré-execução: essa é a fase em que as partes assinam o contrato e iniciam os preparativos para a execução do mesmo como, por exemplo, disponibilização do contrato no sistema da empresa para que os setores envolvidos tenham acesso e possam iniciar a execução, solicitação dos documentos necessários (como exames, certidões e alvarás), organização do espaço necessário para a execução do objeto, entre outros.

4 – Execução: aqui se encontra a maior fase do ciclo de vida do contrato. Isso porque é aqui que o objeto do contrato é executado, os pagamentos são efetuados e eventuais aditivos e renovações são negociados.

É nessa fase, inclusive, que as partes devem ter atenção redobrada, já que se atrasarem no cumprimento do objeto ou no pagamento do valor acordado as penalidades previstas no contrato serão aplicadas, o que gera um prejuízo que pode ser evitado, caso o ciclo de vida do contrato seja gerenciado por um especialista.

5 – Encerramento: por fim, caso o contrato não seja renovado entramos para a fase de encerramento, onde devemos verificar se todas as fases anteriores foram cumpridas. Em caso positivo, são registrados e arquivados os documentos gerados pelo contrato e enfim ele é encerrado.

Não importa o tamanho do seu empreendimento, ter um especialista CLM para gerenciar os contratos é essencial para que eles sejam otimizados e, principalmente, para evitar prejuízos com atrasos no cumprimento do contrato, atrasos no pagamento e até mesmo imposição das penalidades contratuais decorrentes de sua má execução.

Por Maria Gabriella de Almeida Cortez.